Gestion des Instances & des affiliations
Créez la structure de votre fédérationHeva s’adapte à la structure de votre fédération. Le paramétrage initial permet de retranscrire dans le logiciel votre organisation hiérarchique. |
Personnalisez votre organisationA chaque niveau organisationnel, il est possible d’ajouter des informations concernant la gestion de disciplines pratiquées et le niveau d’implication dans le processus de gestion des affiliations et des licences. Pour chaque niveau de structure, Heva permet de définir également les différents droits d’accès et les périmètres fonctionnels différenciés en fonction des types de profils de connexion : |
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Disposez d’un Extranet fédéralVous retrouvez dans Heva les annuaires de tous les clubs, comités, ligues filtrés en fonction des droits d’accès. Toutes les structures ont une fiche signalétique détaillant toutes les informations importantes et nécessaires. |
Gérez les affiliations de vos clubsGrâce au module de gestion des affiliations d’Heva, vous allez pouvoir automatiquement lancer votre campagne d’affiliation annuelle à destination des clubs et suivre son évolution en temps réel. Le module de communication intégrer, vous permet, comme pour un extranet classique de relancer et de communiquer simplement avec les clubs |
Gestion des licences & des licenciés
Gérez votre base de licenciésVous gérez dans la base de données des licenciés toutes les informations personnelles classiques (Nom, Prénom, Age, Coordonnées) et l’historique millésimé de ses prises de licences et des options dont il dispose par saison. Simplifiez votre communication avec les licenciés et soyez plus performant en ciblant les campagnes. Grâce à la gestion des licenciés d’Heva, vous allez simplement préparer et segmenter vos communications par e-mails ou SMS.
Contrôlez les cohérences des informationsLe logiciel Heva Contrôle automatiquement pour vous la cohérence des informations d’un dossier de commande de licence dès la saisie dans le club.
Gérez la grille tarifaire de vos licences par saisonVous gérez la grille tarifaire de vos licences par saison en fonction des catégories d’âge (poussins, Benjamins, minimes, ect…) et des catégories de licences (Amateur, Dirigeant Non pratiquant, Dirigeant Pratiquant, etc…). |
Définissez le type et le workflow de vos commandes de licencesVous définissez toutes les typologies de commandes nécessaires : une nouvelle licence, un renouvellement, une mutation ou une extension. Vous optimisez votre process de commande de licences en paramétrant les ou les workflow de validation entre la fédération et les clubs, en intégrant l’intervention éventuelle de structure de niveaux intermédiaires comme les ligues ou les comités. Le workflow le plus simple est le suivant :
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Gestion de la facturation & exports comptables
Offrez de la visibilité aux clubs lors de la prise de licenceChaque club dispose d’un panier de commande de licence, à chaque nouvelle saisie le montant à régler est calculé automatiquement, le club sait donc exactement combien il va devoir régler. C’est le club qui va choisir de valider son panier pour lancer sa commande. |
Simplifiez vos relations avec votre cabinet comptableToutes les factures générées par Heva peuvent être exportées dans un fichier excel adapté pour la comptabilité. Grâce au module d’import comptable d’Heva, il est également possible de générer des fichiers complètement formatés et prêt à être importés dans tous les outils classiques utilisés par les cabinets comptables |
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Gérez facilement le suivi des règlements des commandes de licencesGrâce au module de facturation d’Heva, vous disposez du suivi des paiements et de la gestion des relances pour les impayés. |
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Bénéficiez de la facturation automatique et dématérialiséeDès sa commande validée, le club va recevoir sa facture électronique, la fédération n’a plus besoin d’envoyer les factures papier. |
Exports & Statistiques
Suivez l’évolution de vos licencesGrâce aux statistiques d’Heva, vous allez pouvoir comparer l’évolution de votre nombre de licenciés par saison et faire une segmentation par type de licence. |
Bénéficiez d’une segmentation précise de votre base de licenciésLes statistiques vous permettrons d’afficher vos données au niveau de la fédération, des ligues ou des clubs en fonction des catégories d’âges, des types de licences ou des types de pratiques. |
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Les modules complémentaires et les API
Connecter d’autres outils à Heva grâce à l’APIVous avez choisi le module de gestion de licence et des licenciés d’Heva, mais vous avez déjà un autre outil pour gérer un sujet connexe ?
Par exemple, pour la gestion des ventes et des encaissements des licences pour les clubs, nous avons un partenariat à la solution E-cotiz et nous intégrons nos solutions grâce aux API d’Heva.
Connecter des modules Heva à une autre solutionVous n’avez pas le module de gestion des licences et des licenciés d’Heva, mais vous souhaitez utiliser l’un de ses modules complémentaires ?
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Autour de l’outil de gestion des licences et des licenciésVotre logiciel de gestion des licences et des licenciés est central dans votre fédération, c’est le centre de l’écosystème informatique. Autour de ce cœur, il existe souvent des besoins et des outils informatiques permettant de gérer des sujets connexes. L’objectif des systèmes d’informations et du marketing est alors de faire communiquer ces outils avec la base des licenciés pour l’enrichir de nouvelles informations qui permettront d’être plus efficace. Parmi les outils classiques gravitant autour de la base des licenciés nous avons généralement :
Tous les modules complémentaires du logiciel Heva s’intègre évidement nativement avec le module de gestion des licenciés et des licences |
Un logiciel fédéral de licences sur-mesure et adaptée
Gérez votre base de licenciés par discipline sportive, la gestion de licences de votre fédération sportive, des instances fédérales, des affiliations des clubs par saison, des compétitions, les formations et les passages de grades ou de brevets. Heva évolue au rythme de vos problématiques. Le logiciel de gestion Heva est la solution pour gérer votre fédération.
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